Koszty bezpośrednie
Jeśli planujesz ubiegać się o grant federalny na sfinansowanie projektu badawczego, powinieneś rozważyć koszty bezpośrednie, które poniesiesz. Mogą one obejmować: sprzęt i materiały, podróże, umowy cząstkowe i wynagrodzenia. Koszty bezpośrednie to wydatki, które są bezpośrednio związane z realizacją celów grantu. Niektóre koszty pośrednie są jednak również włączone do podstawy kosztowej grantu.
Koszty pośrednie obejmują: koszty lokalowe i administracyjne (F&A), sprzęt oraz personel wsparcia administracyjnego. Są one niezbędne do funkcjonowania organizacji i wspierają działania grantobiorcy. Generalnie koszty pośrednie nie są łatwo identyfikowalne z konkretnym programem lub projektem. Chociaż określa się je mianem kosztów ogólnych, często są one alokowane na podstawie pozycji. Metodologia alokacji kosztów powinna być udokumentowana w planie alokacji kosztów zatwierdzonym przez odpowiednie strony.
Koszty pośrednie mogą być rozdzielone na wiele projektów, programów, a nawet źródeł przychodów. W niektórych przypadkach organizacja może zdecydować się na zastosowanie stawki de minimis do alokacji kosztów pośrednich. Może być ona stosowana jako środek tymczasowy do czasu, kiedy będzie można wynegocjować stawkę kosztów bezpośrednich. Organizacja powinna jednak okresowo oceniać, czy jej polityka alokacji kosztów jest wystarczająca.
Bez względu na to, czy organizacja stosuje stawkę kosztów bezpośrednich czy stawkę de minimis do alokacji, musi wziąć pod uwagę MTDC (Maksymalny Całkowity Koszt Bezpośredni) programu. MTDC to podstawa dopuszczalnych kosztów bezpośrednich dla danego grantu. Jest ona obliczana poprzez wyłączenie niektórych kosztów z sumy kosztów bezpośrednich. Wykorzystując tę podstawę, należy pomnożyć kwotę kosztów bezpośrednich przez maksymalną kwotę F&A dozwoloną przez sponsora. Typowe koszty pośrednie obejmują opłaty za księgowość i audyt, świadczenia dodatkowe dla pracowników, ubezpieczenia dla dyrektorów i członków zarządu oraz podróże służbowe.
Rząd federalny określił pewne transakcje, których nie wolno zaliczać do badań sponsorowanych. Na przykład personel projektu badawczego nie potrzebuje poczty. Niektórzy sponsorzy zabraniają również pobierania opłat za naukę od studentów. Inne koszty, które nie są dozwolone przez sponsora, to składki członkowskie, drukowanie i lokalne opłaty telefoniczne.
Aby uniknąć niedofinansowania infrastruktury, należy przeanalizować koszty pośrednie i odpowiednio je rozdzielić. Z reguły koszty bezpośrednie i pośrednie powinny być alokowane na podstawie wynagrodzeń wypłacanych w centrum kosztów pośrednich. Przed ustaleniem sposobu alokacji kosztów badacze powinni omówić ograniczenia w finansowaniu ze swoimi przewodniczącymi i dyrektorami.
Wiele organizacji non-profit wykorzystuje fundusze administracyjne do opłacania kosztów pośrednich. W takiej sytuacji organizacja powinna ponownie przeanalizować swoje zasady alokacji kosztów i ustalić, czy istnieje potrzeba ich dostosowania. Jeżeli sponsor ogranicza włączenie kosztów pośrednich do budżetu, główny badacz jest zobowiązany do dokonania niezbędnych korekt. Nawet jeśli sponsor zezwala na alokację kosztów pośrednich, nadal wymagana jest dokładna analiza.
Uniwersyteckie koszty pośrednie mogą obejmować: administrację wydziału, administrację projektu sponsorowanego, wydatki na bibliotekę, administrację i usługi dla studentów oraz amortyzację sprzętu. Ponadto niektóre agencje federalne pokrywają te koszty oprócz kosztów bezpośrednich.
PI powinny rozważyć ograniczenie kosztów bezpośrednich do 100 procent grantu. Jest to szczególnie ważne, kiedy do finansowania projektu badawczego wykorzystuje się umowę o podziale kosztów.